Mobilisez utilement l'obligation de PPI.

Au moment du reporting, il faut pourtant produire un périmètre cohérent, puis être capable de l'expliquer.

La note DAE-2025-04-908 du 29 avril 2025 demande aux établissements publics de structurer le suivi de leur recours aux prestations intellectuelles. La publication annuelle n'en est qu'une partie : votre service doit pouvoir mobiliser cette démarche pour pouvoir, au quotidien, vous aider à mieux identifier, suivre et piloter ces prestations.

Votre enjeu ne se réduit donc pas à produire ce pilotage. Il est d'obtenir une vision claire de ce périmètre, utilisable pour décider au quotidien, et qui fasse du reporting une simple formalité.

Ce que l'on vous propose

Nous partons de vos dépenses réelles, pas d'une nomenclature théorique.

Observer. Un échantillon représentatif de marchés, de lignes comptables, de données achat, des rapports déjà produits et des règles internes existantes. On part de ce que vous avez payé, pas de ce que la nomenclature prévoyait.

Classer. Construire le rapprochement entre vos catégories et les segments applicables, écrire le motif de chaque décision, isoler les cas qui sont réellement ambigus et non ceux qui sont simplement mal renseignés. La distinction compte : les seconds se corrigent, les premiers s'arbitrent.

Structurer. Le modèle de données minimal, les règles de contrôle et la gouvernance nécessaires pour que le résultat soit reproductible par vos agents l'année suivante.

Exploiter. Produire ou tester le reporting sur l'exercice en cours, en tirer les indicateurs utiles, transférer le dispositif.

L'intelligence artificielle peut aider à rapprocher des libellés, détecter des anomalies ou proposer des classements sur des volumes que personne ne relira ligne à ligne. Son aspect « boîte noire » ne vous offrira en revanche aucune explicabilité, et ne peut répondre à elle seule à la définition des périmètres. L'automatisation ne peut venir qu'une fois que ces sujets sont maîtrisés en interne.

Une fois le périmètre stabilisé, la même donnée répond à d'autres questions

Le référentiel produit ici s'administre comme vos autres référentiels : mêmes règles de mise à jour, même propriétaire désigné, même circuit de validation. Les définitions et les règles de gestion écrites pour le reporting servent ensuite partout où la dépense d'expertise externe doit être décrite.

Le tableau annuel dit ce qui a été déclaré. Il ne dit pas si la dépense se concentre sur deux directions ou sur douze, si une catégorie progresse depuis trois exercices, si le même prestataire revient dans quatre marchés qui n'ont rien à voir entre eux, ni si des besoins présentés comme ponctuels reparaissent chaque année sous un autre intitulé. Ces questions se posent au moment de renouveler, de regrouper des besoins, d'internaliser une compétence ou de refuser une commande.

Elles ont aussi un effet achat direct : savoir ce qui est réellement récurrent change la computation des seuils, et vous aide à rester conforme sur les dispositions réglementaires relatives à la valeur estimée du besoin régulier (art. R. 2121-7 du code de la commande publique).

C'est une conséquence indirecte du service enbi : en vous autonomisant sur la génération de cette matrice, vous vous passez du renouvellement de la prestation pour l'année suivante, et n'avez pas à courir derrière les échéances de pilotage.

Le résultat peut vivre dans Calc, dans Grist ou votre outil interne de visualisation : l'important est que vous ayez la main et le contrôle dessus.

Un conseil sur le recours au conseil : quelques garanties indispensables

Une mission qui porte sur votre recours aux prestataires extérieurs vous est vendue par un prestataire extérieur. Autant expliciter la position.

Aucune commission. enbi ne vend pas de logiciel, ne réalise pas d'intégration et ne perçoit rien d'un éditeur, d'un intégrateur ou d'un fournisseur examiné pendant la mission.

Notre rémunération ne dépend d'aucun montant caché. Aucun intérêt à réduire ce qui est déclaré, aucun intérêt non plus à recommander davantage de recours externe. La conclusion peut être qu'une partie du besoin doit être internalisée.

Forfaitisation. Vous avez besoin d'un résultat, sur un périmètre défini et circonscrit dans le temps. La prestation est définie avec vous, au forfait, pour un montant fixe, sans TJM qui s'éternisent. Vos agents produisent l'attestation de service fait (ASF) avec une compréhension fine de ce qui a été accompli.

Livrables ouverts. Les règles, les rapprochements de nomenclature et le modèle de données vous sont livrés dans un format que vous pouvez ouvrir et modifier.

Pas de classification silencieuse. L'automatisation peut proposer un classement. Elle n'arrête pas le périmètre à la place de l'administration : chaque proposition reste relue, et la décision reste attribuable à quelqu'un.

Le pare-feu AMOA. Lorsque la mission contribue matériellement à définir les exigences ou les critères d'un futur marché d'intégration, enbi n'a pas vocation à en devenir le fournisseur. On ne spécifie pas un marché pour se placer dessus.